Datenschutzerklärung Mitgliederdaten

1. Umfang der Speicherung personenbezogener Daten
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein die im Aufnahmeantrag enthaltenen Daten (Stammdaten) sowie bei Vorlage einer Einzugsermächtigung die Daten der Bankverbindung auf. Diese Informationen werden in den vereinseigenen EDV-Systemen gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

2. Vereinsinterne Kommunikation
Nur Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder, die in der VTAO eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert, erhalten eine Mitgliederliste mit den benötigten Mitgliederdaten ausgehändigt, nachdem sie schriftlich versichert haben, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Die Regionalmanager erhalten für die Mitglieder ihrer Regionalgruppe eine Mitgliederliste mit sämtlichen Adressdaten und für die übrigen Mitglieder eine reduzierte Mitgliederliste (Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Wohnort, Eintritts- und ggf. vorgemerktes Austrittsdatum) zur Prüfung der Vereinszugehörigkeit.

Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, gewährt der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, Einsicht in das Mitgliederverzeichnis.

3. Datenübermittlungen auf Grund der Zugehörigkeit zur IFTA
Gemäß der Satzung des Weltverbands IFTA, deren Mitglied die VTAO ist, kann die IFTA eine Mitgliederliste der Länderverbände anfordern. Diese kann Name, Vorname, Wohnort und Mitgliedsnummer enthalten. Die IFTA muss vor der Zusendung der Liste in einer Datenschutzerklärung gegenüber der VTAO versichern, dass Daten nur zum internen Gebrauch verarbeitet und in keinem Falle an Dritte weitergegeben werden.

4. Nutzung der Adressdaten für elektronische und postalische Sendungen, die nicht unmittelbar zur Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich sind


4.1 Elektronische Sendungen Der Verein versendet regelmäßig elektronisch die VTAO-Informationen an die Mitglieder, in denen auf interessante Veranstaltungen bzw. Produkte auf dem Gebiet der technischen Analyse hingewiesen wird. Das einzelne Mitglied kann jederzeit dem Empfang der VTAO-Informationen widersprechen und wird dann vom Versand dieser Sendungen ausgenommen.

4.2 Postalische Sendungen In besonderen Fällen sollen Firmenmitglieder durch den Verein die Möglichkeit zum Versand von postalischen Sendungen mit Werbecharakter auf dem Gebiet der technischen Analyse an die Mitglieder erhalten.

Der Versand erfolgt in diesem Fall entweder direkt durch die VTAO oder durch einen von der VTAO bestimmten und zum Datenschutz verpflichteten Versender. Dabei gewährleistet der Verein, dass die Firmenmitglieder nicht Kenntnis von Mitgliederdaten erhalten. Das einzelne Mitglied kann jederzeit dem Versand solcher postalischer Sendungen widersprechen und wird dann vom Versand dieser Sendungen ausgenommen.

5. Übermittlung von personenbezogenen Mitgliederdaten zu Werbezwecken
Neben der unter 4. beschriebenen Nutzung der Adressdaten für elektronische und postalische Sendungen, die nicht unmittelbar zur Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich sind, werden von der VTAO grundsätzlich keine Mitgliederdaten für Werbezwecke übermittelt.

6. Veröffentlichung von personenbezogenen Daten gegenüber der Presse und im Internet über besondere Veranstaltungen bzw. Ereignisse
Der Verein informiert die Fachpresse über besondere Veranstaltungen bzw. Ereignisse (z.B. VTAO-Konferenzen oder VTAO-Award). Solche Informationen, die personenbezogenen Daten enthalten können (z.B. Namensnennung von Referenten), werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten erheben. In diesem Fall unterbleiben weitere Veröffentlichungen zur seiner Person. Personenbezogene Daten des widerrufenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

7. Aufbewahrungsfristen
Beim Austritt werden die Daten des Mitglieds aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahren ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.